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Email gratuita o Email professionale? Vantaggi e svantaggi

Quale email utilizzare per la propria attività

 
Ormai tutti o quasi, hanno una email personale e/o aziendale. Quando riempiamo un modulo, ci viene chiesto oltre a tutti i dati canonici anche la propria mail; l’uso della mail può essere considerato al pari o quasi di un numero di telefono.
Sempre più spesso però nelle realtà aziendali l’indirizzo mail viene bistrattato e vi si pone sempre più poca importanza. Molte persone non si soffermano a pensare che l’indirizzo email è il primo o almeno uno dei primi biglietti da visita sia nel campo Internet e Social che nel mondo reale con i cliente.

Come sapete, ogni indirizzo e-mail, che sta per “electronic mail” si compone di due parti, divisi dal simbolo intramontabile: @
Mentre la prima parte dell’indirizzo email viene scelta del cliente od utente privato (ricordiamoci nome univoco nel mondo) la seconda parte indica “Il dominio”, ovvero il provider proprietario del server dove fisicamente risiede la casella email.
 

Che tipi di email esistono?

 
Esistono quindi due tipi di mail: quelle Free come Gmail, Yahoo, Libero, Alice ecc e quelle a professionali a pagamento.
Avete sempre utilizzato account e-mail gratuito anche per le comunicazioni delle vostra attività?
Tecnicamente non è un grande problema, ci sono però due aspetti da tenere presenti:

  • Una mail Free non può essere gestita interamente da te e le configurazioni come compatibilità con programmi di posta ed ADSL varie sono tutte a discapito del fornitore della mail; non solo la mail non è tua, ti è solo data in “comodato” di uso gratuito, sarà un caso (al quale credo poco) le email gratuite sono sempre più spesso e sempre più di frequente vittime di attacchi spam e pubblicità ne richiesta ne desiderata. E se ad esempio succede un guasto? A chi ti rivolgi? Con ti arrabbi? Con nessuno, dopotutto non hai diritto visto che sfrutti un servizio gratuito;
  • Una mail professionale ha un impatto sicuramente più efficace sui clienti o per qualsiasi informazione ad essi trasmetti.
    Mettiamo il caso di un Dottore o di un Avvocato di prestigio dalle capacità indubbie e da un curriculum di tutto rispetto: un conto è ricevere dal professionista in questione una mail dall’indirizzo: Avvocatoxxx@gmail.com o Avv.xxx@alice.it, oppure ricevere una mail dall’indirizzo: info@avvocatoxxx.it, preventivo@avvotacoxxx.it.
    Inoltre pagando un servizio è possibile usufruire di un’assistenza e di un supporto da parte dei tecnici.

 
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Vantaggi di una email professionale

 
L’utilizzo di una mail professionale è senza dubbio importante per migliorare l’immagine professionale della propria azienda.

Sono più facili da ricordare perché legate alla propria attività, non vengono inviati messaggi pubblicitari non desiderati, prerogativa dei servizi gratuiti, può anche essere certificata e quindi essere utilizzata come indirizzo PEC per raccomandate.
Avrai la possibilità di impostare un indirizzo email per ciascun collaboratore/socio/dipendete che lavoro o collabora per la tua azienda od avere la possibilità di impostare un indirizzo email per ciascun dipartimento aziendale come amministrazione@xxxxxx.it ufficio@xxxx.it, assistenza@xxxx.it.
Potrai anche gestire l’inoltro o la ricezione multipla per uno o più indirizzi: per esempio decidere che le mail arrivate ad Ufficio@xxx.it vengano girate anche ad Amministrazione in modo tale di avere sempre sotto controllo il proprio lavoro dando l’idea di essere un’azienda più organizzata e professionale.

Le email gratuite sono spesso soggette a ricezione di file malware come ad esempio il Cryptolocker. Questo perché i server non hanno integrato un firewall antispam. I servizi di posta su dominio invece utilizzano antivirus e antispam per filtrare i file dannosi. Un bel vantaggio no?

Grazie alla funzione IMAP, disponibile solo per servizi di posta professionale (di gratuito è concesso solo da gmail) è possibile inoltre tenere uno storico di tutta la posta elettronica con tutti i programmi sui vari device. Questo vuol dire che avrai la posta sincronizzata sia sullo smartphone che sul computer di lavoro. L’altro aspetto positivo è che se uno dei dispositivi si guasta non perderai lo storico della posta ricevuta e inviata.
 

Conclusioni

 
Quindi quando dovete registrare o modificare la proprio mail aziendale il consiglio che posso darvi è che “l’abito fa spesso il monaco”: una mail professionale, oltre ad una miriade di servizi, offre un immagine migliore di voi e maggiore sicurezza per la vostra azienda.

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