ufficio informatico efficace

Come assicurare la massima funzionalità informatica al proprio ufficio

L’ufficio perfetto, o quasi, informaticamente parlando!

 
Quante volte ci siamo posti domande del tipo: “come posso assicurare una funzionale operatività nel mio ufficio?” e anche “riusciamo a mettere i sistemi in sicurezza da virus, perdite di dati, etc.?”. La risposta è affermativa, ed ancora una volta quello che manca è una valida cultura informatica e soprattutto affidarsi ad “esperti del settore” anziché all’amico di turno o per “sentito dire, fai da te” magari guardando qualche video su Youtube. Vediamo alcuni passaggi che possono portare ad un miglioramento dell’infrastruttura informatica della nostra azienda e gestire un aumento di sicurezza nell’utilizzo dei dati, senza dover investire chissà cosa ma neanche pensare solo ad un EFFIMERO RISPARMIO DI DENARO:
 

Punto 1: la connettività internet verso l’esterno.

 
Quando si entra in azienda o in ufficio generalmente si accende la luce e i dispositivi elettronici. Sicuramente abbiamo opportunamente dimensionato il nostro contatore di corrente elettrica perché se siamo senza elettricità e/o questa risulta insufficiente, NON SI LAVORA! Lo stesso pensiero deve essere rivolto alla connettività internet, quindi una linea performante (fibra o valida ADSL), una seconda linea di backup, su rete Hyperlan WIFI o su rete 4G, un sistema MODEM+ROUTER che offra lo switch automatico in presenza di problematiche di rete e un firewall di base che ci assicuri una prima difesa da eventuali intromissioni dall’esterno. Questa soluzione permette, in maniera efficace e performante, di gestire anche la Telefonia VoIP (tutto oggi è VoIP) con sistemi quali centralini virtuali (esente da scariche e rotture) e linea voce e dati (fax virtuale).

Connettività in ufficio
 

Punto 2: i PC (Personal Computer) sui quali lavoriamo.

 
Se non possediamo software squisitamente per windows (sarebbe giunto anche il momento di pensare a delle alternative) e magari da tempo lavoriamo con un gestionale (programma per fatture e magazzino) in cloud, allora la soluzione migliore è usare come sistema operativo linux (ci sono tantissime distribuzioni gratuite e facili da usare). Si lavora con il mouse e le finestre a video proprio come windows! Ma anziché outlook possiamo usare Thunderbird, LibreOffice invece che la suite di Microsoft Office, e navigare con Firefox in totale sicurezza.
Non vogliamo dire che i programmi Microsoft sono peggiori, assolutamente, ma oltre ad avere un naturale costo di licenza è bene anche saper valutare delle alternative che magari sono più che sufficienti per il nostro operare. E se lavoriamo sotto Linux CI DIMENTICHIAMO DEI PROBLEMI DEI VIRUS. I PC non devono essere super performanti, anzi, vanno bene anche macchine un po’ datate. Oggigiorno è assicurata anche la compatibilità con i dispositivi di rete quali stampanti laser, fotocopiatrici, etc. E non dimentichiamoci di affiancare ai nostri PC un valido gruppo di continuità, sarebbe come voler andare in macchina senza mettersi le cinture, si rischia e non poco!


 

Punto 3: la posta elettronica e i nostri dati.

 
Ancora ci si affanna in mega e pesanti backup della nostra posta elettronica, ormai insostituibile compagna delle nostre relazioni lavorative e non? Ci sono soluzioni come quella da noi proposta che permettono una archiviazione fino a 30 anni e uno spazio di ben 30 GIGA. Il backup lo fa direttamente il sistema, non noi davanti al PC perdendo ore ed ore e sperando che tutto funzioni (se perdi una mail ti riprendi tutto il backup?!….mah!). Le mail, gestite con protocollo IMAP, permettono un perfetto sincronismo con i nostri dispositivi mobili, ed efficaci filtri antispam ci danno riservatezza e pulizia.

E i dati sui quali lavoriamo giornalmente? Dobbiamo avere un server centralizzato oppure un NAS di rete (entrambi su Linux) dove con credenziali di accesso entriamo nelle opportune cartelle di lavoro. Quindi materiale a disposizione di tutti ma trattato con i guanti bianchi, come effettivamente deve essere. Efficaci procedure di backup (si il backup è fondamentale!!!), completamente automatizzate, mettono al sicuro il nostro patrimonio informatico da furti e/o danneggiamenti, e la riservatezza è assicurata attraverso un completo sistema di cifratura. Vedi a tal riguardo la nostra soluzione di backup in cloud.

gestione mail azienda
 

Punto 4: la cablatura della rete.

 
Anche in questo caso quello che viene da pensare è :” ci pensa il mio amico elettricista e risparmio con dispositivi a basso costo”. E poi ti lamenti se per copiare un file ci metti una vita? E magari la copia è danneggiata. E come possedere una Ferrari e metterci, per risparmiare, le gomme della Panda…. I cavi di rete, come le prese al muro, devono essere di qualità e schermate. Gli switch estremamente veloci e di marca ( non sottomarche o … cineserie!) e tutto il sistema (dal router alla stampante di rete) deve essere progettato e supervisionato da chi è nel settore informatico, non dall’idraulico che, senza nulla togliere e con tutto il rispetto del caso, avanzatempo fa anche l’elettricista e l’informatico. La casa sta su dalle buone fondamenta, non dalle piante di ornamento che sono accanto alla nostra scrivania.

Ci sarebbe ancora tanto da scrivere, e magari lo faremo più avanti, ma intanto se seguiamo questi primi consigli e mettiamo in pratica soluzioni affidabili “senza e solamente pensare a come risparmiare 2 euro” allora ci sentiremo più al sicuro e la tranquillità sarà fattore predominante nelle nostre INSOSTITUIBILI attività informatiche lavorative giornaliere.

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